Kontrola kosztów i planowanie zasobów wymagają dostępu do danych, które odzwierciedlają rzeczywistą sytuację przedsiębiorstwa. Informacje o zakupach, dystrybucji, stanach magazynowych i zobowiązaniach na prawdę bardzo często powstają w różnych momentach, a ich zestawienie może wymagać dodatkowej pracy. Problem staje się bardziej widoczny, gdy firma obsługuje sporo zamówień, prowadzi kilka magazynów albo korzysta z różnorakich kanałów sprzedaży.

W takich ustaleniach oprogramowanie Comarch może być wykorzystywane do obsługi wybranych procesów i gromadzenia danych w ramach jednego środowiska informatycznego. Zakres użycia uzależniony jest od konkretnego rozwiązania, rodzaju działalności oraz przyjętej konfiguracji. W trakcie analizy potrzeb warto sprawdzić, które informacje są niezbędne do codziennych decyzji, jak na prawdę bardzo często powinny być uaktualniane i kto odpowiada za ich poprawność. Sam dostęp do sporej liczby raportów nie oznacza jeszcze, że ułatwią one zarządzanie. O ile dane są niekompletne lub rejestrowane według różnych zasad, wyniki analiz mogą wymagać dodatkowego sprawdzenia.

W przedsiębiorstwach zajmujących się handlem lub produkcją szczególne znaczenie ma planowanie dostępności materiałów i produktów. Comarch ERP może wspierać ewidencję zapasów, obsługę zamówień, rejestrowanie zakupów oraz kontrolę wybranych kosztów, zależnie od używanego systemu. W praktyce samo zobowiązanie aktualnego stanu magazynowego nie za każdym razem wystarcza do podjęcia wyborów o kolejnym zamówieniu. Powinno się też uwzględnić towary już zarezerwowane, dostawy będące w drodze, terminy realizacji oraz przewidywane zapotrzebowanie. Błędne dane w jednym z takowych wycinków mogą prowadzić do zakupu zbyt ogromnej ilości materiałów lub do opóźnienia realizacji zlecenia. Dlatego istotne są reguły rejestrowania przesunięć magazynowych, przyjęć, wydań i korekt. Znaczenie moraz sposób obsługi jednostek miary, wariantów produktów a także zamienników. W firmach prowadzących działalność w kilku lokalizacjach trzeba dodatkowo ustalić, czy zapasy mają być analizowane osobno dla każdego magazynu, czy w ujęciu łącznym. Przyjęte rozwiązania powinny odpowiadać rzeczywistemu obiegowi towarów, a nie tylko i wyłącznie schematowi widocznemu w ustawieniach skryptu.

Osobnym zagadnieniem jest połączenie systemu z narzędziami wykorzystywanymi poza podstawowym środowiskiem zarządzania. Przedsiębiorstwo może korzystać z platform sprzedażowych, aplikacji kurierskich, systemów płatności albo skryptów służących do przygotowywania analiz. W tak zaistniałej okoliczności wdrożenia Comarch mogą obejmować ustalenie zakresu podmiany danych między poszczególnymi rozwiązaniami. Powinno się określić, który system przechowuje dane podstawowe, jak na prawdę często przesyłane są aktualizacje i co dzieje się, gdy przekazanie informacji nie powiedzie się. Na przykład zamówienie złożone w sklepie online może wymagać pobrania danych klienta, sprawdzenia dostępności produktu, stworzenia dokumentów i przekazania informacji o wysyłce. Jeśli część tych czynności odbywa się automatycznie, wciąż potrzebna jest procedura postępowania w przypadku brakujących danych, anulowania transakcji albo zwrotu płatności. Integracja może również wiązać się z ograniczeniami technicznymi, kosztami utrzymania połączeń oraz koniecznością dopasowania ich po aktualizacji jednego z skryptów. Z tego względu przed rozpoczęciem prac warto opisać bardzo istotne scenariusze konwersji informacji i sprawdzić je npach obejmujących zarówno typowe operacje, jak i sytuacje nietypowe.

Po uruchomieniu systemu zmienia się sposób wykonywania części obowiązków, dlatego potrzebne jest monitorowanie pracy użytkowników i jakości zapisów. Nie chodzi tylko o wykrywanie awarii. Równie ważne są powtarzające się niedociągnięcia w dokumentach, ręczne poprawianie danych czy różnice między raportami a realnym stanem zasobów. Ich przyczyny mogą być różnorodne: od nieprawidłowych ustawień, przez brak dobrego szkolenia, po procedury niedopasowane do obowiązującej działalności. Warto rozdzielić te kłopoty, ponieważ każda z tych sytuacji wymaga innego działania. Zmiana konfiguracji nie pomoże, o ile pracownicy nie znają zasad rejestrowania operacji, a dodatkowe szkolenie nie rozwiąże błędu wynikającego z nieprawidłowej integracji. Znaczenie ma również dokumentowanie zmian i postanowienie, kto może zatwierdzać modyfikacje wpływające na pracę innych działów. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa mogą pojawić się nowe wymagania dotyczące raportów, obiegu dokumentów albo dostępu do danych. Ich wprowadzenie musi uwzględniać wpływ na istniejące procesy, sposób rozliczania operacji oraz zakres testów potrzebnych przed zastosowaniem przekształceń w codziennej pracy.

Polecamy: sklepy internetowe łódź.