Wybór rozwiązań architektonicznych dla obiektu noclegowego zależy od wielu czynników, które nie zawsze są widoczne na 1szy rzut oka. Znaczenie mają między innymi historia miejsca, ukształtowanie terenu, dostęp do infrastruktury a także sposób, w jaki budynek będzie wykorzystywany w różnych porach roku. Projektowanie hoteli wymaga analizowania tych warunków jeszcze przed ustaleniem szczegółowego wyglądu pomieszczeń.
W przypadku adaptacji istniejącego budynku zakres możliwości może być ograniczony przez rozmieszczenie ścian nośnych, wysokość kondygnacji czy położenie pionów instalacyjnych. Nowy obiekt daje inny zakres swobody, niemniej jednak też wiąże się z obowiązkiem uwzględnienia warunków zabudowy, parametrów działki i dostępnego budżetu. Ważne jest też określenie charakteru przyszłego obiektu. Hotel nastawiony na krótkie pobyty może wymagać innego rozkładu wnętrz niż miejsce przeznaczone dla osób przebywających przez dłuższy czas. W pierwszym przypadku spore znaczenie ma dobrze działająca obsługa przyjazdów i wypadów, natomiast w drugim należy uwzględnić dodatkowe potrzeby powiązane z przechowywaniem rzeczy a także codziennym funkcjonowaniem. Te różnice wpływają na powierzchnię pokoi, liczbę pomieszczeń wspólnych i sposób organizacji zaplecza. Przyjęte założenia powinny być możliwe do realizacji w konkretnych warunkach technicznych, ponieważ sama koncepcja przestrzenna nie uwzględnia jeszcze wszystkich ograniczeń wykonawczych.
Przygotowanie dokumentacji wymaga koordynacji wielu zagadnień, które na pierwszy rzut oka mogą wydawać się odrębne. Konstrukcja budynku, instalacje, układ komunikacyjny i rozmieszczenie wyposażenia muszą tworzyć spójną ogół. Projekt hotelu uwzględnia nie tylko pomieszczenia dostępne dla gości, lecz też przestrzenie, które umożliwiają utrzymanie obiektu w zwyczajnym użytkowaniu. Chodzi w głównej mierze o miejsca przechowywania pościeli, składowania środków czystości, prowadzenia prac konserwacyjnych a także obsługi dostaw. Ich lokalizacja wpływa na długość tras pokonywanych przez personel i sposób organizacji pracy. O ile magazyn znajduje się daleko od obsługiwanych pokoi, codzienne czynności mogą wymagać więcej czasu. Z kolei niewłaściwe rozmieszczenie wnętrz technicznych może utrudniać dostęp do urządzeń podczas przeglądów. Na etapie planowania analizuje się też położenie recepcji, restauracji, wind i schodów. Ważne jest, by ruch gości nie kolidował z transportem wyposażenia i odpadów, a drogi ewakuacyjne spełniały oczekiwania odpowiednich przepisów. W większych obiektach trzeba brać pod uwagę także różnorakie natężenie ruchu w ciągu dnia. Układ, który testuje się przy niewielkiej liczbie osób, może okazać się niewystarczający w czasie konferencji lub przy jednoczesnym przyjeździe kilku grup.
Przy opracowywaniu wnętrz należy uwzględnić sposób korzystania z poszczególnych pomieszczeń, a nie tylko i wyłącznie ich powierzchnię. Projektowanie pokoi hotelowych obejmuje analizę rozmieszczenia mebli, wyposażenia sanitarnego, oświetlenia i elementów sterujących instalacjami. Najmniejsze elementy mają znaczenie. Gniazdo umieszczone za szafką może być skomplikowane do zastosowania, a drzwi otwierające się w niewłaściwą stronę mogą ograniczać dostęp do części pomieszczenia. Dlatego układ funkcjonalny powinno się sprawdzać na podstawie rzeczywistych wymiarów wyposażenia, z uwzględnieniem miejsca potrzebnego do otwierania szuflad, korzystania z szafy czy ustawienia walizki. W pokojach o niewielkiej powierzchni w szczególności istotne jest ograniczenie liczby elementów, które nie pełnią konkretnej funkcji. Nie znaczy to jednak, że wszystkie pomieszczenia powinny być urządzone według jednego schematu. Innych rozwiązań może wymagać pokój z dwoma osobnymi łóżkami, innych wnętrze rodzinne, a jeszcze innych pomieszczenie dostosowane do potrzeb osoby z ograniczoną mobilnością. W łazience powinno się przewidzieć odpowiednie rozmieszczenie urządzeń, spadki posadzki, izolację przeciwwilgociową i dostęp do instalacji. Warto też sprawdzić, czy materiały wykończeniowe można czyścić przy użyciu środków stosowanych w obiekcie oraz czy w razie uszkodzenia możliwa będzie wymiana pojedynczego elementu. Takie kwestie wpływają na zakres późniejszych prac utrzymaniowych i sposób użytkowania pomieszczenia.
Na etapie planowania istotne są również warunki środowiskowe a także wpływ budynku na otoczenie. Dostęp światła dziennego, orientacja względem stron świata i ochrona przed hałasem powinny być analizowane razem z układem pomieszczeń. Okna wychodzące na ruchliwą ulicę mogą wymagać innych rozwiązań akustycznych niż przeszklenia skierowane na wewnętrzny dziedziniec. Spore powierzchnie szklane wpływają z kolei na ilość światła, nagrzewanie wnętrz i zapotrzebowanie na chłodzenie. W związku z tym decyzje dotyczące elewacji należy powiązać z doborem osłon przeciwsłonecznych, wentylacji i systemu ogrzewania. Warto również rozpatrzyć możliwość ograniczenia zużycia wody, energii elektrycznej i ciepła, pamiętając, że dokładnie określone rozwiązania wiążą się z kosztami wykonania a także późniejszej obsługi. Znaczenie ma także trwałość elementów narażonych na intensywne użytkowanie, takich jak posadzki w korytarzach, okucia drzwiowe i powierzchnie przy wejściach. Ich zużycie może przebiegać przeciwnie niż w pokojach, dlatego wyselekcjonowanie materiałów powinien odpowiadać warunkom obowiązującym w danej części budynku. Projektowanie hoteli wymagoraz przewidzenia dostępu do instalacji i urządzeń, które będą podlegać okresowym kontrolom. Brak miejsca na wykonanie napraw może prowadzić do konieczności demontażu zabudowy lub czasowego wyłączenia części pomieszczeń z użytkowania. Z tego względu rozwiązania techniczne, funkcjonalne i materiałowe powinny być analizowane równolegle, z uwzględnieniem ograniczeń konkretnego budynku a także przewidywanego sposobu jego eksploatacji.
Zobacz: projekt pokoju hotelowego warszawa.