Faktura on-line to taka, która jest wystawiona w schemacie elektronicznym. W ten sam sposób wysyłana jest też do odbiorcy – najczęściej można ją otrzymać na adres e-mail albo ściągnąć z serwera, na którym umieszcza faktury podmiot, który wystawia faktury online. Elektroniczne faktury to dokumenty w postaci cyfrowej.
Zwykle wystawiane są popularnym schemacie danych xml, niemniej jednak także pdf lub word. Należy zaznaczyć, że elektroniczna faktura jest cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnej, papierowej faktury. Ma taką samą ważność i nie ma konieczności wystawiania faktur w dwóch formach. Najczęściej faktury elektroniczne wystawiane są przez sklepy internetowe, niemniej jednak zdarza się także, że tradycyjne hurtownie i sklepy nie drukują swoim klientom faktur, tylko doceniają wystawianie faktur on-line. Właściciele firm, którzy wystawiają niewiele faktur w miesiącu, mogą skorzystać z bezpłatnych kodów, które służą do wystawiania faktur elektronicznych. Najczęściej przy pomocy darmowej aplikacji można wystawić określoną liczbę dokumentów w miesiącu. Właściwie każdy taki program pozwala wystawianie faktur z podatkiem VAt lub bez niego (dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną). W sytuacji wielu aplikacji, które służą do wystawiania faktur elektronicznych, nie trzeba płacić wysokiej kwoty za oprogramowanie. Najczęściej opłaca się abonament miesięczny, który czasem kosztuje mniej niż 30 zł. Z definicji faktura elektroniczna musi być wystawiona w elektroniczny sposób. Faktura wystawiona w formie papierowej, na przykład. ręcznie albo przez dedykowany program komputerowy i wydrukowana to faktura tradycyjna. Wręcz jeżeli już będzie następnie zeskanowana i wysłana mailem w schemacie PDF, który jest najpopularniejszy do skanów dokumentów – nie będzie stanowić e-faktury w rozumieniu ustawy. Będzie jedynie dokumentem wysłanym w formie elektronicznej. Tożsamo wydrukowana e-faktura nie będzie dokumentem księgowym. Każda faktura elektroniczna na prawdę istotna jest jedynie w formacie elektronicznym. Nie wolno jej drukować i w tej formie oddawać do rozliczeń.
Źródło informacji: faktury online.